Private Shared Folders sind normale Ordner eines/r Benutzer/in auf einem IMAP-Server, die anderen Benutzer/innen zum Abonnieren, Lesen und ggf. Schreiben freigegeben sind. Seit dem Wechsel auf neue Server-Software - abgeschlossen am 9.1.2009 - stehen solche Ordner allen Benutzer/innen des zentralen Mail-Service der Universität zur Verfügung. Um von anderen freigegebene Ordner abonnieren und auf sie zugreifen zu können, benötigt man ein Mail-Programm mit einer IMAP-Konfiguration, welches die Anzeige der Ordner-Hierarchie Shared unterstützt, z.B. Outlook oder Thunderbird oder KMail.

Nutzen von Private Shared Folders

Ein typisches Anwendungs-Szenario für Private Shared Folders liegt vor bei einer Arbeitsgruppe, deren Mitglieder (alle einen Universitäts-E-Mail-Account besitzen und) mit externen Kommunikationspartnern Informationen über E-Mail austauschen. Alle das Thema der Arbeitsgruppe betreffenden E-Mails können in einem Ordner gesammelt werden, den etwa der Leiter/die Leiterin unter seine/ihrer Benutzerkennung eingerichtet und für die anderen lokalen Mitglieder mit den erforderlichen Rechten freigegeben hat. Über eine spezielle Adresse können externe Kommunikationspartner evtl. ihre Mails unmittelbar zur Zustellung in den gemeinsamen Ordner senden.

Einrichtung von Private Shared Folders

Sie können jeden beliebigen auf dem IMAP-Server angelegten Ordner wählen, um ihn anderen Benutzer/innen freizugeben; nur beim Posteingang (INBOX) macht dies keinen Sinn. Wenn Sie es so einrichten möchten, dass eingehende Mails in diesen Ordner zugestellt werden können, sollten Sie bei der Wahl des Ordnernamens möglichst nur Kleinbuchstaben,ggf. Minuszeichen in der Mitte und Ziffern nicht am Anfang verwenden; bei IMAP-Ordnern sind Namen mit Leerzeichen, Umlauten und diversen Sonderzeichen durchaus erlaubt, würden aber in E-Mail-Adressen garantiert Probleme bereiten.

Freigabe für andere Benutzerkennungen

Die Erweiterung des IMAP-Protokolls heißt ACL - Access Control Lists, die Implementierung in unserer Server-Software folgt dem Standard in RFC 2086. Allerdings ist diese Erweiterung in gängigen Mail-Programmen wie Outlook, Outlook Express, Apple-Mail und auch Thunderbird nicht realisiert. (Wohl aber in KMail, dort zu finden unter Ordner-Eigenschaften, Registerkarte Zugriffssteuerung.) Sie können aber für den - nicht so häufigen - Schritt der Einrichtung auf eine Web-Seite ausweichen: In unserem Webmail-Programm Horde/IMP (neuere Version) gibt es die entsprechende Funktion, die jetzt per Konfiguration freigegeben wurde. Gehen Sie dort wie folgt vor, um einen Ihrer Ordner anderen Benutzerkennungen freizugeben:

• Melden Sie sich mit Benutzerkennung und aktuellem Passwort auf der Seite https://wwwmail.uni-duesseldorf.de/horde-3.0.5/ an.
• Wählen Sie links Webmail, danach in der Button-Leiste oben Einstellungen und auf der folgenden Einstellungsübersicht in der linken Spalte Gemeinsame Ordner.
• Auf der Seite Gemeinsame Ordner müssen Sie zunächst den Ordner auswählen (nicht INBOX!) und können dann neue Zugriffsrechte für andere Benutzerkennungeneintragen bzw. vorhandene ändern.
• Wichtig ist: In der Eingabe-Box Benutzer müssen Sie eine Benutzerkennungeingeben, die Sie ggf. vorher erfragen müssen, und keine E-Mail-Adresse!
• Die möglichen, auch im Standard mit Kleinbuchstaben gekennzeichneten Rechte für die genannte Benutzerkennung auf Ihren Ordner sind neben den Ankreuzkästchen erläutert. Für einen rein lesenden Zugriff sind l und r erforderlich, damit der/die andere auch Mails in diesen Ordner verschieben kann, mindestens noch i.
• Die letzten beiden Schritte müssen Sie für alle beteiligten Benutzerkennungen wiederholen.
• Wenn Sie ein Senden von Mails mit Zustellung direkt in diesen Ordner zulassenmöchten, müssen Sie für die virtuelle Benutzerkennung anyone das Recht p (Post) setzen. Ohne diese Vorkehrung landen Mails an die spezielle Adresse doch im normalen Posteingang.

E-Mail-Adressen

Sie erhalten die E-Mail-Adresse für die Zustellung in einen entsprechend freigegebenenOrdner durch Einfügen eines Plus-Zeichen gefolgt von dem Ordnernamen hinter dem lokalen Teil Ihrer E-Mail-Adresse, also vor dem @-Zeichen. Für die E-Mail-Adresse Hugo.Mustermann@uni-duesseldorf.de und den Ordner aghugo würde die Adresse Hugo.Mustermann+aghugo@uni-duesseldorf.de lauten.Bei Verwendung von Unterordnern könnte eine solche Adresse Schrägstriche enthalten wie in folgendem Beispiel: Hugo.Mustermann +aghugo/topic1@uni-duesseldorf.de.

Freigegebene Ordner anderer Benutzer

In den meisten Mail-Programmen finden Sie links eine Spalte mit der Übersicht über vorhandene Ordner - lokale des Mail-Programms selbst sowie Ordner auf dem IMAP-Server zu Ihrem Uni-Account; u.U. müssen Sie, um alle Ordner/Ordner-Hierarchien zu sehen, eine Option wie nur abonnierte Ordner anzeigen ausschalten (beschrieben für Thunderbird und Outlook in einer Meldung vom Januar 2011). Suchen Sie in dieser Spalte nach einer Hierarchie Shared, klappen Sie diese ggf. auf, darunter finden Sie Public und User, unter User schließlich Benutzerkennungen von Benutzer/innen, die Ihnen einen oder mehrere Ordner freigegeben haben; diese dann wieder unter der jeweiligen Kennung. Im Prinzip können Sie einen solchen gemeinsam genutzten Ordner wie jeden anderen Ordner verwenden; Einschränkungen können aber von eingeschränkten Rechten herrühren.

Public Shared Folders

Diese kann nur ein Administrator einrichten - anschließend kann sie jeder abonnieren und damit zumindest dort abgelegte Nachrichten lesen. Über den Einsatz dieses Features wurde seitens des ZIM noch nicht entschieden.